Verwalten
Kostenstellen
Für Kunden, die Rechnungen getrennt nach Kostenstelle brauchen – standardmäßig ausgeschaltet.
Einschalten
Die meisten brauchen keine Kostenstellen. Deshalb sind sie aus, bis du unter Einstellungen › Buchhaltung den Schalter Kostenstellen verwenden einschaltest. Erst dann erscheinen:
- Verwalten › Kostenstellen in der Seitenleiste,
- die Auswahl „Kostenstelle“ bei Kunde, Marke und Projekt,
- „Rechnung umfasst“ in den Rechnungsvorlagen,
- der Baustein
{KST}für Rechnungsnummern.
Schaltest du die Funktion wieder aus, bleibt alles gespeichert. Neue Rechnungen umfassen dann wieder alle Zeiten des Kunden.
Anlegen
Eine Kostenstelle hat eine Nummer und einen Namen, etwa 4711 Marketing, und gehört zu genau einem Kunden. Sie kann mehrere Marken und Projekte dieses Kunden umfassen. Die Liste zeigt je Kostenstelle, wie viele Projekte dazugehören und wie viel Zeit im laufenden Monat und insgesamt darauf lief.
Solange eine Kostenstelle zugeordnet ist, lässt sich ihr Kunde nicht mehr ändern.
Zuordnen
Wie beim Stundensatz gilt die genaueste Angabe: Projekt vor Marke vor Kunde. Die Kostenstelle am Kunden gilt für alle seine Marken und Projekte ohne eigene; die an einer Marke für deren Projekte.
Einzelne Einträge bekommen keine eigene Kostenstelle – sonst müsste man bei jedem Timer daran denken. Läuft ein Projekt über zwei Kostenstellen, teilst du es in zwei Projekte.
Rechnungen pro Kostenstelle
- Lege unter Rechnungen › Vorlagen eine Vorlage für den Kunden an.
- Wähle bei Rechnung umfasst die Kostenstelle.
- Beim Erstellen übernimmt Viertelnach alle abrechenbaren Zeiten des Monats, deren Projekt zu dieser Kostenstelle gehört – auch über mehrere Marken hinweg.
Die Kostenstelle steht auf der Rechnung unter der Überschrift und in der E-Rechnung als Buchungsreferenz des Käufers. Sie wird mit der Rechnung fest gespeichert; spätere Umbenennungen ändern alte Rechnungen nicht.
Keine doppelte Abrechnung
Gibt es für einen Kunden eine Vorlage „Alle Zeiten“ und eine für Kostenstelle 4711, lässt die Rechnung für alle Zeiten die Kostenstellen mit eigener Vorlage weg – das Rechnungsfenster sagt das auch. Stehen Projekte im selben Monat schon auf einer anderen Rechnung, warnt Viertelnach in Rot.
Die Erinnerung „Rechnungen zum Monatsanfang“ prüft jede Kostenstelle mit eigener Vorlage und den Rest des Kunden einzeln. Ein Kunde mit einer von zwei geschriebenen Rechnungen gilt also noch nicht als erledigt.
Rechnungsnummer mit {KST}
Mit dem Baustein {KST} kommt die Nummer der Kostenstelle in die Rechnungsnummer, zum Beispiel {KÜRZEL}-{KST}-{JJJJ}-{NR:2} → MF-4711-2026-01. Der Zähler läuft dann je Kostenstelle. Rechnungen ohne Kostenstelle lassen den Baustein samt Bindestrich weg.