Buchhaltung
Rechnungen
Kunde und Monat wählen – die Positionen kommen aus deinen Zeiten, die E-Rechnung steckt im PDF.
Zuerst eine Vorlage
Unter Buchhaltung › Rechnungen › Vorlagen legst du fest, wie deine Rechnungen aussehen. Eine Vorlage enthält alles außer den Positionen:
- Logo oben rechts (PNG oder JPG) mit Größe, dazu eine Textfarbe für die ganze Rechnung;
- Empfänger mit Firma, Ansprechperson und Adresse;
- Absender mit Briefkopf, Steuernummer, USt-IdNr. und Bankverbindung;
- Texte: Anrede, Einleitung, Zahlungsziel, Dank und Gruß;
- Umsatzsteuer ausweisen und mit welchem Satz;
- E-Rechnung einbetten und optional eine Käuferreferenz, etwa Bestellnummer oder Leitweg-ID.
Ordnest du die Vorlage einem Kunden zu, wird sie bei seinen Rechnungen automatisch gewählt. Eine neue Vorlage beginnt mit Beispieldaten („Max Mustermann“), die du überschreibst.
Eine Rechnung schreiben
- Unter Rechnungen auf Neue Rechnung. Der Editor öffnet sich in einem eigenen Fenster, rechts siehst du die Vorschau.
- Kunde und Monat wählen. Die Vorlage des Kunden wird übernommen, das Rechnungsdatum steht auf dem Ersten des Folgemonats – oder auf heute, wenn der noch nicht erreicht ist.
- Positionen prüfen. Viertelnach schlägt je Projekt eine Position vor, absteigend nach Stunden, mit Leistungszeitraum.
- Als PDF speichern – oder nur speichern, wenn du das PDF später brauchst.
Wie die Positionen entstehen
- Es zählen nur abrechenbare und abgeschlossene Einträge des Monats, über alle Marken des Kunden.
- Stunden werden auf Viertelstunden gerundet; angefangene Arbeit zählt mindestens eine Viertelstunde.
- Der Satz kommt aus dem Projekt, sonst der Marke, sonst dem Kunden.
- Sonderzeit steht als eigene Position mit eigenem Satz.
- Festpreis-Projekte erscheinen einmal als Pauschale. Steht der Festpreis schon auf einer früheren Rechnung, ist die Position abgewählt und nennt die Rechnungsnummer.
- Projekte auf „Nicht abrechnen“ fehlen.
Alles bleibt editierbar: Beschreibung, Stunden, Satz, Positionen an- und abwählen, eigene Positionen hinzufügen. Über dem Editor siehst du erfasste gegen berechnete Stunden. Gespeicherte Rechnungen lassen sich später öffnen und ändern, „Aus erfassten Zeiten neu laden“ ersetzt die Positionen durch einen frischen Vorschlag.
Rechnungsnummern
Unter Einstellungen › Buchhaltung wählst du ein Muster aus Bausteinen. Standard ist {KÜRZEL}-{JJJJ}-{MM}-{NR:2} → MF-2026-10-01.
| Baustein | Bedeutung |
|---|---|
{KÜRZEL} | Kürzel des Kunden, ohne Kürzel der Name mit Bindestrichen |
{FIRMA} | Name des Kunden, Leerzeichen als Bindestriche |
{JJJJ} {JJ} | Jahr des Leistungsmonats, vier- oder zweistellig |
{MM} | Leistungsmonat |
{DATUM} | Rechnungsdatum als JJJJMMTT |
{NR:2} | Laufende Nummer mit 1 bis 4 Stellen |
{KST} | Kostenstelle – nur mit eingeschalteten Kostenstellen |
Der Zähler läuft je Kombination der übrigen Bausteine – mit Kürzel und Monat also je Kunde und Monat – und wird aus den vorhandenen Rechnungen gelesen, nicht gespeichert. Muster ohne Zähler bekommen bei Bedarf „-2“, „-3“.
Zählt die Nummer über alle Kunden hinweg, sieht ein Kunde an den Abständen, wie viele Rechnungen du schreibst. Für solche Muster gibt es einen Startwert und auf Wunsch zufällige Sprünge von 1 bis 9.
Umsatzsteuer auf der Rechnung
Ob Umsatzsteuer auf die Rechnung gehört, hängt vom Steuerstatus im Leistungsmonat ab, nicht vom Rechnungsdatum. Passt die Einstellung der Rechnung nicht dazu – etwa im Januar eine Rechnung für Dezember, als du noch Kleinunternehmer warst –, zeigt der Editor einen Hinweis mit einem Knopf zum Korrigieren. Mehr unter Umsatzsteuer.
E-Rechnung
Mit eingeschalteter E-Rechnung bettet Viertelnach die Rechnungsdaten als factur-x.xml nach ZUGFeRD / Factur-X, Profil EN 16931 in das PDF ein (PDF/A-3). Das PDF sieht aus wie immer, Buchhaltungsprogramme lesen die Daten direkt aus.
Die Käuferreferenz (BT-10) nimmt eine Bestellnummer oder Leitweg-ID auf. Mit Kostenstelle steht diese als Buchungsreferenz des Käufers (BT-19) in den Daten.
Nach dem Versand
- Die Liste zeigt je Rechnung Kunde, Leistungszeitraum, Betrag, Geldeingang und Laufzeit. Offene Rechnungen sind gelb, überfällige rot.
- Den Geldeingang trägst du unter Einnahmen ein.
- Zum Monatsanfang erinnert Viertelnach an Kunden mit Vorlage, die im Vormonat abrechenbare Zeit, aber noch keine Rechnung haben.
- Löschst du eine Rechnung in Viertelnach, bleiben gespeicherte PDF-Dateien erhalten.